Workplace: Reporting a Delay

A workplace conversation about explaining a delay, preparing materials, and setting expectations.

An employee tells a manager that a task will be delayed and proposes what to do next.

N4workplaceofficereporting

Conversation

社員

Line 1

かちょう、すこしよろしいですか。しりょうのことでそうだんがあるんです。

課長、少しよろしいですか。資料のことで相談があるんです。

Manager, do you have a moment? I need to discuss the materials.

〜んです

課長

Line 2

はい。どうしましたか。

Yes. What happened?

社員

Line 3

データのかくにんにじかんがかかっていて、きょうじゅうにはおわらないかもしれません。

データの確認に時間がかかっていて、今日中には終わらないかもしれません。

Checking the data is taking time, so it may not be finished today.

〜ている〜かもしれない

課長

Line 4

あしたのかいぎにつかうために、どこまでひつようですか。

明日の会議に使うために、どこまで必要ですか。

For tomorrow's meeting, how much is necessary?

〜ために

社員

Line 5

さいしょのさんページはきょうじゅうにできるはずです。のこりはあしたのあさにかくにんしておきます。

最初の三ページは今日中にできるはずです。残りは明日の朝に確認しておきます。

The first three pages should be ready today. I will check the rest tomorrow morning.

〜はずです〜ておく

課長

Line 6

わかりました。おきゃくさまにみせるまえに、すうじだけなおしておいてください。

分かりました。お客様に見せる前に、数字だけ直しておいてください。

Understood. Before showing it to the client, please fix just the numbers in advance.

〜前にだけ〜ておく〜てください

社員

Line 7

はい。おくれたりゆうもメモしておきます。

はい。遅れた理由もメモしておきます。

Yes. I will also write down the reason for the delay.

〜ておく

課長

Line 8

たすかります。むりをしすぎないようにしてください。

助かります。無理をしすぎないようにしてください。

That helps. Please try not to overdo it.

〜すぎる〜ないように〜てください

Grammar Used

〜んです

Adds an explanatory tone when giving background or asking for context.

〜ために

Shows purpose: in order to do something.

〜はずです

Says that something should be true based on what the speaker knows.

〜ておく

Means to do something in advance or leave something prepared.

Teaching Notes

Reporting delays requires responsibility without overexplaining.

〜んです introduces the background.
〜ために explains why a partial version is needed.
〜はずです sets a careful expectation.
〜ておく shows preparation for the next step.

Lesson progress

Mark this conversation as learnt when you are done practicing it.